etika berkirim dan membalas email

10 ETIKA BERKIRIM EMAIL

1. Benahi susunan email 'forwards' anda. Bila anda ingin memforward sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain, maka luangkan sedikit waktu anda untuk menghapus tanda yang biasanya muncul. Seperti tanda '>' dsb.
@@@@@
2. Gantilah 'subject' atau judul email bila topik pembicaraan anda berubah. Seringkali setelah saling bertukar email beberapa kali, topik pembicaraan berubah dari aslinya, namun 'subject' atau judul email belum juga diganti.
Akan jauh lebih mudah untuk melacak email yang masuk bila 'subject' disesuaikan dan dapat mencerminkan isi email yang sedang anda tulis.
@@@@@
3. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu. Beberapa program email secara otomatis memunculkan isi email yang terdahulu bila anda sedang membalas/mereplynya. Ada baiknya anda menghapus pesan tersebut dan hanya tinggalkan pesan yang benar-benar anda anggap perlu.
@@@@@
4. Jangan teruskan surat berantai. Anda tentu merasa terganggu dan jengkel bila seseorang mengirimi anda sebuah email tentang humor atau cerita-cerita, kemudian meminta anda untuk meneruskannya dengan segera pada 10 teman anda yang lain, atau bila tidak maka anda akan ketiban sial. Mengapa anda juga bermaksud mengganggu dan membuat orang lain jengkel bila anda meneruskan email semacam ini. Hapus saja dengan menekan tombol 'delete'
@@@@@
5. Hormati privacy orang lain. Ini termasuk juga alamat email mereka. Bila anda sedang mengirim email ke sejumlah orang yang mungkin satu sama lain tidak saling mengenal, gunakan 'bcc' atau'blind carbon copy' agar alamat-alamat email mereka tidak saling diketahui. Bila anda mudah mengirim email ke banyak alamat sekaligus tanpa mempertimbangkan saran ini, maka bersiap-siaplah untuk dikomplain karena mereka menerima spam.
@@@@@
6. Jangan melakukan spam. Mungkin saja anda tidak sengaja melakukannya, tetapi banyak orang tidak menyadari jika mereka menggunakan alamat-alamat email yang mereka dapat dari 'forwaded email', kemudian menggunakannya tanpa permisi, ini termasuk bentuk spam.
@@@@@
7. Jangan berteriak-teriak. Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (tombol 'caps lock') dapat diartikan sebagai pertanda kemarahan. Orang mungkin menganggap anda sebagai pengguna internet yang tidak baik atau tidak sopan sama sekali.
@@@@@
8. Jangan mudah 'terbakar', over reaksi atau terburu-buru menghapus suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan baik. Dalam bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita merespon atas sesuatu email yang membuat kita marah. Begitu juga dengan beremail ria. Bila anda merasa dipenuhi dengan emosi yang kuat, kemudian menulis balasan dengan emosional pula. maka sebaiknya jangan keburu anda kirim email tersebut.
Simpanlah dulu dalam 'draft folder' selama beberapa hari untuk dibaca ulang. Banyak persahabatan yang hancur gara-gara terburu-buru menanggapi sutu email tanpa berusaha memikirkannya dengan bijaksana.
@@@@@
9. Bersabarlah dalam menunggu 'reply'. Ketahuilah, orang tidak hanya hidup dengan internet. Mereka mungkin tidak membalas email anda dengan segera. Masih banyak orang yang mengecek email mereka seminggu sekali.
@@@@@
10. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang anda anggap lucu. Jangan terus menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah membalasnya meskipun dengan ucapan terima kasih. Jangan lupa, luangkan waktu juga untuk memikirkan apa yang kita forwardkan dan kepada siapa kita memforwardkan suatu email. Tidak semua orang setuju atau suka dengan materi yang kita forwardkan.
Untuk orang-orang tertentu, subjek-subjek tertentu (yang kita anggap lucu dan menarik atau ringan) bisa jadi sangat sensitif dan serius.


Cara dan Etika mengirim Email Bisnis

Selain pembawaan diri dan penampilan, ternyata cara seseorang menuliskan e-mail bisa mengungkap kepribadiannya. Berikut adalah beberapa panduan mengenai penulisan e-mail untuk membuat Anda tetap terlihat profesional.

1. Kirimkan konfirmasi follow-up
Jika Anda dan rekan kerja atau bos baru saja selesai menyepakati suatu keputusan secara langsung, namun tak ada notulen, segeralah menuliskan hasilnya dalam surat elektronik untuk segera dikirimkan kepada orang tersebut. Ini penting untuk mencegah kesalahpahaman, ketidaksetujuan, dan kelupaan. Mengkonfirmasi keputusan dalam bentuk tulisan memastikan setiap orang memiliki kesamaan dan memastikan segalanya terbahas untuk mencegah kesalahan di masa mendatang.

2. Mengedit diri sendiri
Untuk surat-surat penting, selalu pastikan Anda mengecek ulang untuk kesalahan pengetikan setidaknya sekali sebelum dikirimkan. Untuk hasil yang lebih pasti, sebelum dikirim, coba cetak dalam bentuk kertas, kemudian baca kembali. Kritislah pada tulisan Anda sendiri. Apakah ada salah huruf, salah penggunaan kalimat, hingga kemungkinan terjadinya salah paham.
3. Pikir sebelum mengirim
Ada sebagian orang yang seringkali tersulut emosi saat akan menjawab e-mail yang kontroversial atau berpotensi memicu adu mulut. Anda tentu masih ingat kasus Prita Mulyasari dan Luna Maya, kan? Mereka menuliskan komentar dalam bentuk yang kurang mengenakkan bagi pihak lain sehingga akhirnya berujung tidak menyenangkan. Jika Anda akan membalas surat elektronik yang berpotensi memicu kemarahan, cobalah untuk menuliskan apa yang ingin Anda katakan, setelah selesai, jangan dulu dikirim. Biarkan tulisan itu hingga satu jam, sementara Anda melakukan hal lain yang jauh dari komputer. Setelah satu jam, baca kembali surat Anda. Perkirakan dan tanyakan pada diri Anda sendiri, apakah jawaban yang Anda tuliskan itu cukup profesional, produktif, tidak merugikan siapa pun, dan memberikan manfaat untuk orang lain? Jika ya, silakan kirim. Jika tidak, segera klik tombol delete.
4. Hormati BCC
BCC, kolom yang ada di bawah alamat e-mail tujuan merupakan singkatan dari blind carbon copy. Artinya, ketika Anda menuliskan alamat tujuan di bagian tersebut, maka alamat tersebut tak akan terlihat di e-mail si penerima. Ketika Anda menerima e-mail dari orang lain, dan alamat e-mail Anda tidak terlihat di daftar kiriman, ini berarti bahwa si pengirim tidak ingin ada orang lain mengetahui bahwa Anda mendapatkan e-mail tersebut. Sayangnya, banyak orang merespon e-mail dengan cepat, sehingga mereka tidak menyadari bahwa mereka sedang disembunyikan keterlibatannya. Untuk melindungi diri Anda dan si pengirim, jangan merespon surat yang dikirimkan kepada Anda dalam bentuk BCC. Dan selalu pastikan bahwa keterlibatan Anda sudah diketahui secara publik sebelum merespon pada e-mail grup.
5. Perhitungkan kesopanan dalam mengirimkan respon apa pun
Untuk surat-surat yang penting, akan sangat diharapkan balasan. Ketika Anda menerima surat penting, dan si pengirim pun meminta konfirmasi, kirimkanlah surat pemberitahuan bahwa Anda sudah menerima surat tersebut. Namun, ini bukan berarti bahwa setiap surat yang Anda terima dari rekan kerja harus Anda balas. Rekan kerja Anda juga akan kesal jika inbox e-mail-nya hanya berisi surat konfirmasi bahwa Anda sudah menerima e-mail darinya. Andalah yang lebih tahu, respon apa dan kapan diperlukan.
6. Jangan melibatkan emosi
Tempat kerja adalah tempat untuk berbisnis. Seharusnya isi e-mail yang tentang pekerjaan, sifatnya profesional dan resmi. Ingatlah, bahwa beberapa perusahaan memiliki kebijaksanaan untuk memonitor e-mail yang dikirim dan terkirim.

7. Jangan terbiasa menggunakan fitur “reply all”
Satu-satunya alasan tepat untuk membalas rantai e-mail ke seluruh orang yang dikirimkan (thread) adalah karena Anda memiliki informasi yang ingin dikirimkan kepada seluruh anggota grup tersebut. Tak jarang orang yang mengirimkan balasan dengan fitur reply all, tidak memiliki pesan terlalu penting untuk semua orang. Biasanya kepentingannya hanya kepada si pengirim pertama. Nah, orang-orang lain harus mendapati inbox e-mailnya penuh pesan-pesan tak penting untuknya akan merasa terganggu. Lebih parahnya lagi, kebiasaan menggunakan fitur ini rawan membeberkan informasi yang seharusnya tak diketahui pihak lain. Biasakan untuk hanya membalas surat elektronik berantai kepada si pengirim pertama saja.
8. Jangan mengirimkan e-mail pribadi lewat akun bisnis
Perusahaan Anda memiliki hak untuk membaca segala bentuk komunikasi yang terjadi melalui kanalnya. Ini berarti, segala e-mail yang berisi ekspresi cinta, keluhan kepada bos, atau segala hal yang personal sebaiknya dilakukan melalui akun pribadi saja. Plus, Anda bisa dinilai sebagai orang yang malas jika ada rekan kerja yang menilai Anda sedang melakukan kegiatan pribadi di jam kerja.

9. Jangan mengkomunikasikan segalanya dalam bentuk tulisan
Seringkali, kita, manusia urban bergantung pada fasilitas elektronik, sehingga membatasi interaksi sosial. Sesekali, cobalah untuk menyiapkan waktu untuk berdiskusi dengan rekan kerja Anda secara langsung.
sumber: kompas.com

Etika Beremail: Membalas Email

Dalam membalas email sebaiknya kita memperhatikan hal-hal berikut ini:
1. Hati-hati dengan pilihan REPLY ALL. †pastikan hanya orang yang benar-benar membutuhkan balasan yang mendapatkan email balasan anda.
2. Hati-hati ketika membalas email dalam sebuah daftar distribusi †tidak semua orang ingin mendapatkan ucapan “rotfl� atau “terima kasih�.
3. Ubah Subjek email balasan †jika anda menambah informasi pada sebuah email, mungkin akan lebih berguna jika anda merubah subjek email, sesuai dengan isinya.

10 Etika Komunikasi “e-mail”
10 etika ber-e-mail

1. Reformat atau benahi “forwards” Anda
Jika suatu pesan dianggap penting untuk di-forward kepada pihak lain, sempatkan untuk di-forward kepada pihak lain, sempatkan pula untuk menghapus tanda yang biasanya muncul, seperti “>” atau lainnya. Jika suatu pesan di-forward masih dalam kondisi tidak rapi, penerima pesan akan merasa Anda orang malas dan tidak menghargai orang lain.
kecuali kalo gwa yang nerima mah… gapapapapapapa
2. Ubah “subject” atau judul e-mail jika topik berubah
SEring terjadi setelah beberapa kali saling bertukar e-mail, ,topik pembicaraan berubah. Untuk itu, subject nya pun harus diubah, untuk memudahkan Anda melacak e-mail yang masuk bila subject diubah dengan disesuaikan isi dari e-mail tersebut.
3. Hapuslah pesan sebelumnya saat Anda membalas e-mail (reply)
Anda harus menghapus pesan teks bila tidak diperlukan saat membalas pesan tersebut.

4. Tahan dan jangan teruskan surat berantai
intinya sih, jangan suka nge-forward pesan2 yang ga penting karena guman menuhin inbox dan ganggu yang punya e-mail.

5. Hormati “privacy” orang lain
Alamat e-mail termasuk dalam wilayah privacy orang. Bila Anda mengirim e-mail yang sama ke beebrapa orang sekaligus, sementara mereka satu sama lain tidak saling mengenal, dianjurkan menggunakan ‘bbc’ atau blind carbon copy agar alamat2 e-mail mereka tidak saling dikaetahui. Bila Anda mengabaikan saran ini, ,bersiap-siaplah Anda kena komplain sasat mereka menerima spam.
tuh! makanya kalo dapet imel tuuh ga usah gembar gembor ke orang, pripasi tau!
nb: do not ask me bout bbc spam or something like that lah yah…
6. jangan kirim “spam”
Bisa jadi, Anda memang tidak sengaja melakukan spam. Namun, banyak orang tidak menyadari bahwa jika mereka menggunakan alamat2 e-mail yang mereka dapat dari forwarded e-mail, kemudian menggunkannya tanpa permisi, ini sudah termasuk kategori spam. Jika Anda lakukan ini dan pemilik e-mail (yang mendapat kiriman spam) melaporkannya kepada administrasi, Anda akan kehilangan hak istimewa.
7. Jangan berteriak-teriak
artinya: jangan pake huruf2 besar, tanda seru banyak2. Ga sopan!
8. jangan mudah terbakar dan overreaksi
Jangan membalas email saat emosi, lebih baik disimpan terlebih dahulu dalam draft, kemudian bisa Anda check kembali sebelum Anda kirim pada yang dituju.
ga usah marah lah kalo ada imel tentang kecantikan akhuh! itu mah nyatah!

9. Bersabarlah saat menunggu reply
Tidak semua orang rajin membaca e-mailnya sehingga tidak bisa juga kita memaksa mereka membalas email kita.
makanya, sms aja atuh mau cepet mah, telpon, datenngin langsung ke rumahnya!

10. Pahamilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang Anda anggap lucu
Jangan terlalu sering mengirim email pada seseorang jika orang tersebut tidak meresponnya deengan baik.
Apalagi mengirim e-mail yang dianggap lucu, bisa saja menjadi bagian yang sensitif dan dianggap serius oleh pembacanya.




Etika Menulis Email

Cara Anda menulis email merefleksikan banyak hal. Status Anda di tempat kerja, cara Anda bekerja, tingkat stres, bahkan kepribadian Anda. Email, atau surat elektronik, merupakan cara berkomunikasi yang sangat penting bagi para atasan. Sebaliknya, email juga dapat disalahgunakan bila digunakan dengan cara yang salah. Berikut ini 10 dasar kiat menggunakan email yang baik.
1. Email bukan satu-satunya cara berkomunikasi
Email merupakan cara berkomunikasi yang cepat, mudah, serta dapat disimpan. Email sanggup mengirimkan pesan ke seluruh dunia hanya dengan mengklik mouse. Tetapi email juga dapat menyesatkan para atasan untuk berpikir bahwa mereka dapat mengatur pegawainya hanya melalui email. Jadi, gunakan email secara bijaksana tetapi jangan mengatur perusahaan melalui email. Anda tidak dapat mendekati semua orang yang ingin Anda dekati hanya melalui email, karena kehadiran Anda tidak dirasakan.
2. Tuliskan email secara pendek dan dengan kata-kata yang baik
Hindari menulis email yang sangat panjang. Melihat email yang panjang biasanya membuat orang malas membacanya, sehingga bisa jadi baru dibaca pada sore atau bahkan keesokan harinya. Anda harus tahu, kapan waktunya harus berbicara langsung dengan orang yang Anda tuju dengan mendatanginya atau cukup melalui telepon.
3. Tulis isi email dengan jelas
Ungkapkan maksud Anda dengan jelas. Perjelas mengenai hal yang diprioritaskan dan hal yang harus dikerjakan. Sertakan tombol jawaban agar Anda tahu bahwa email Anda sudah dibaca dan dimengerti oleh orang yang dituju.
4. Terbuka terhadap pertanyaan
Dukung pegawai untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan. Dengan demikian memperlihatkan bahwa Anda selalu terbuka bagi mereka.
5. Ungkapkan kemarahan lewat tatap muka langsung
Isi email yang penuh amarah atau yang berisi kritikan dapat merupakan awal dari keributan. Persingkat email Anda agar tidak ada salah interpretasi pada yang menerimanya. Kendalikan pesan yang disampaikan, serta kendalikan juga perasaan Anda pada waktu menulis email tersebut. Dengan menelepon atau mendatangi langsung orang yang bersangkutan, merupakan cara yang jauh lebih baik bila ada hal-hal yang tidak memuaskan yang perlu dibicarakan.
6. Batasi email humor
Muka yang tersenyum memperlihatkan bahwa Anda sedang membaca sesuatu yang lucu. Tetapi terlalu banyak tersenyum akan mengganggu pada waktu Anda harus menulis email yang serius. Beberapa perusahaan melarang mengirimkan email yang berisi lelucon karena mengganggu waktu bekerja Anda.
7. Lima menit antara waktu menerima dan membalas email
Waktu lima menit merupakan waktu yang wajar dalam menjawab email. Bila pada saat akan menulis email Anda sedang marah, sebaiknya tunda dulu. Berdiri dari kursi kerja Anda, jalan di sekitar ruang kerja atau lakukan sesuatu sebelum mulai menulis email kembali.
8. Setiap hari tentukan waktu untuk menjawab email
Bila Anda sibuk, delegasikan kepada seseorang untuk menjawabnya (sekretaris atau bawahan Anda yang lain).
9. Belajar menulis email yang baik
Menulis email yang baik memerlukan latihan. Email harus memiliki beberapa peran dalam komunikasi Anda, apakah dengan para pegawai, teman usaha, atau dengan yang lainnya. Anda harus menyadari, tidak semua orang ataupun pegawai bisa bertemu muka dengan Anda secara teratur sehingga tidak dapat disalahkan bila mereka memberikan penilaian tertentu terhadap cara Anda menuliskan email.
10. Gunakan bahasa yang baik
Hindari kesalahan mengetik dan penggunaan kata-kata yang berantakan serta kata-kata klise.